BOLAGSSTYRNING

BOLAGSSTÄMMA

Aktieägarnas rätt att besluta i M2s angelägenheter utövas vid bolagsstämma som enligt aktiebolagslagen är bolagets högsta beslutande organ.
Regler som styr bolagsstämman finns bland annat i aktiebolagslagen, Koden och bolagsordningens §§ 8-9.

Aktieägare som är registrerade i aktieboken per avstämningsdagen och som anmält sitt deltagande i tid har rätt att delta vid stämman och rösta
för sina aktier. De som inte har möjlighet att närvara personligen kan företrädas av ombud. En aktieägare som vill få ett ärende behandlat vid
årsstämman ska begära detta skriftligen hos styrelsen. Alla aktieägare har rätt att på stämman ställa frågor till bolaget om de ärenden som tas upp på
stämman och bolagets och koncernens ekonomiska situation.

Årsstämma ska hållas i Stockholm inom sex månader från räkenskapsårets utgång. Bolagets räkenskapsår löper från och med den 1 januari till och med den 31 december. Årsstämman beslutar bland annat om fastställande av bolagets årsredovisning, disposition av bolagets vinst eller förlust och om ansvarsfrihet för styrelseledamöter och verkställande direktör och den övriga ledningen. Beslut vid bolagsstämman fattas normalt med enkel majoritet utom i de fall där aktiebolagslagen uppställer krav på en högre andel av de på stämman företrädda aktierna och avgivna rösterna, till exempel vid beslut om ändring av bolagsordningen.

Årsstämma avseende räkenskapsåret 2017 hölls i Stockholm den 1 juni 2018. Kommande årsstämma avses avhållas i Stockholm den 31 maj 2019.

BOLAGSORDNING

BOLAGSORDNING

 

 M2 ASSET MANAGEMENT AB

Organisationsnummer: 556559-3349

 

1           Firma 

                Bolagets firma är M2 Asset Management AB (publ).

 

2           Säte

                Styrelsen ska ha sitt säte i Stockholms kommun.

 

3           Verksamhet

                Bolaget ska äga och förvalta fastigheter och värdepapper, samt tillhandahålla förvaltnings- och managementtjänster, samt därmed förenlig
                verksamhet.

 

4           Aktiekapital

                Aktiekapitalet ska utgöra lägst 10 000 000 kronor och högst 40 000 000 kronor.

 

5          Aktier

5.1          Antal aktier och aktieslag

               Aktierna kan ges ut i två serier, betecknade serie A och serie B. A-aktier berättigar till en (1) röst och B-aktier till tio (10) röster. Antalet aktier i serie A ska vara                 lägst 50 000 och högst 200 000. Antalet aktier i serie B ska vara lägst 50 000 och högst 200 000.

5.2          Emissioner

               Vid ökning av aktiekapitalet genom kontantemission eller kvittningsemission har aktieägarna företrädesrätt till de nya aktierna på så vis att en gammal aktie                     ger företrädesrätt till en ny aktie av samma slag, att al<tier som inte tecknas av de i första hand berättigade aktieägarna ska  erbjudas samtliga aktieägare 
               samt att, om inte hela antalet aktier som tecknas på grund av sistnämnda erbjudande kan ges ut, aktierna ska fördelas mellan tecknarna i förhållande till det                   antal aktier de förut äger , i den mån detta inte kan ske, genom lottning.

               Vid ökning av aktiekapitalet genom kontantemission eller kvittningsemission av endast ett aktieslag har aktieägarna företrädesrätt till de nya aktierna endast i
               förhållande till det antal aktier av detta slag som de förut äger. Vad som sagts ovan ska inte innebära någon inskränkning i möjligheten att fatta beslut om                         kontantemission eller kvittningsemission med avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt .

               Beslutar bolaget att genom kontantemission eller kvittningsemission ge ut teckningsoptioner eller konvertibler har aktieägarna företrädesrätt att teckna                             teckningsoptioner eller konvertibler som om emissionen gäller de aktier som kan komma att nytecknas på grund av optionsrätten eller bytas ut mot           
               konvertiblerna.

               Ökning av aktiekapitalet genom fondemission får endast ske genom utgivande av aktier i serie A och serie B, varvid, om både stamaktier av serie A och serie
               B tidigare utgivits , det inbördes förhållandet mellan de stamaktier av serie A och serie B som ges ut genom  fondemissionen och redan utgivna stamaktier av 
               serie A och serie B ska vara oförändrat. Finns både stamaktier av serie A och serie B utgivna fördelas fondaktierna mellan stamaktieägarna i förhållande till
               det antal stamaktier av samma aktieslag som de förut äger. Det föregående ska inte innebära någon inskränkning i möjligheten att genom fondemission, efter
               erforderlig ändring av bolagsordningen, ge ut aktier av nytt slag.

6          Styrelse

               Styrelsen ska bestå av lägst tre och högst åtta ledamöter. Ledamöterna väljes årligen på årsstämma för tiden intill slutet av nästa årsstämma.

 

7          Revisorer

               För granskning av bolagets årsredovisning jämte räkenskaperna samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning utses en (1) eller två (2)                 
               revisorer med eller utan revisorssuppleant.

 

8          Kallelse

               Kallelse till årsstämma samt kallelse till extra bolagsstämma där fråga om ändring av bolagsordningen kommer att behandlas skall utfärdas tidigast sex veckor
               och senast fyra veckor före stämman. Kallelse till annan extra bolagsstämma skall utfärdas tidigast sex veckor och senast två veckor före stämman. Kallelse
               till bolagsstämma skall alltid ske genom annonsering i Post- och Inrikes Tidningar samt i Svenska Dagbladet.

 

9          Ärenden på årsstämma

               På årsstämma ska följande ärenden förekomma till behandling.

               1. Val av ordförande vid stämman.
               2. Upprättande och godkännande av röstlängd.
               3. Val av en (1) eller två (2) justeringsmän.
               4. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad.
               5. Godkännande av dagordning.
               6. Framläggande av årsredovisning och revisionsberättelse samt i förekommande fall koncernredovisning och koncernrevisionsberättelse.
               7. Beslut
                   a) om fastställande av resultaträkning och balansräkning samt i förekommande fall koncernresultaträkning och koncernbalansräkning,
                   b) om dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen,
                   c) om ansvarsfrihet åt styrelseledamöter och i förekommande fall verkställande direktör.
               8. Fastställande av arvoden åt styrelse och revisor.
               9. Val av styrelse och i förekommande fall.
             10. Annat ärende, som ankommer på stämman enligt aktiebolagslagen (2005:551) eller bolagsordningen.

  

10      Räkenskapsår

             Bolagets räkenskapsår ska omfatta tiden 1 januari – 31 december.

* * * * * * * * *

Bolagsordning antagen på extra bolagsstämma den 16 juni 2017

Ändringar i M2s bolagsordning sker enligt föreskrifter i aktiebolagslagen.
M2s bolagsordning

VALBEREDNING

M2 har vid gällande tid inga regler gällande tillsättande av valberedning då det vid tillfället endast finns en aktieägare i Bolaget. Detta är en avvikelse från Koden.

STYRELSE

Styrelsen är bolagets högsta förvaltningsorgan under bolagsstämman. Styrelsen ska bland annat svara för bolagets organisation och
förvaltningen av bolagets angelägenheter, se till att bolagets organisation är utformad så att bokföringen, medelsförvaltningen och bolagets
ekonomiska förhållanden i övrigt kontrolleras på ett betryggande sätt, samt fortlöpande bedöma bolagets ekonomiska situation. Styrelsen
ska i första hand ägna sig åt övergripande och långsiktiga frågor samt frågor som är av osedvanlig beskaffenhet eller av stor betydelse för
koncernen och bolaget.

Styrelsens arbete styrs av aktiebolagslagen, bolagsordningen samt gällande arbetsordning inklusive den instruktion som utfärdats avseende
arbetsfördelning mellan styrelse och vd. Enligt styrelsens arbetsordning ska styrelsen under en 12-månaders cykel behandla bland annat följande för bolaget väsentliga områden: redovisnings- och revisionsfrågor, marknad och marknadsanalys, riskidentifiering, strategi, organisation,
utvärdering av styrelse och verkställande direktör samt system för intern kontroll- och kapitalstruktur.

M2s styrelse ska enligt bolagsordningen bestå av lägst tre och högst åtta ledamöter. Styrelseledamöter väljs vid årsstämma för ett år i taget.
Bolagsordningen innehåller inga särskilda bestämmelser om tillsättande eller entledigande av styrelseledamöter.

Sedan extra bolagsstämma den 18 februari 2019 har styrelsen bestått av Rutger Arnhult, Patrik Tillman, Johan Sjö och Mia Arnhult.
För mer information om styrelsen se Organisation.

STYRELSENS UTSKOTT

Revisionsutskottet har till uppgift att övervaka bolagets finansiella rapportering och effektiviteten i bolagets interna kontroll och riskhantering
samt, i förekommande fall, internrevision. Utskottet ska vidare granska och övervaka revisorns självständighet och opartiskhet och särskilt följa
upp om revisorn tillhandahåller bolaget andra tjänster än revisionstjänster. Utskottet biträder också med förslag till årsstämmans beslut om
revisorsval. Mot bakgrund av att frågor kring finansiering, ekonomisk uppföljning och riskhantering är så väsentliga i ett fastighetsbolag, har
styrelsen beslutat att hela styrelsen, med undantag för vd, utgör bolagets revisionsutskott.

Ersättningsutskottets uppgift är att bereda frågor kring ersättningar till vd och andra ledande befattningshavare för beslut av styrelsen.
Aktierelaterade incitamentsprogram till koncernledningen beslutas dock av årsstämman. Något särskilt ersättningsutskott har inte funnits under 2018 utan hela styrelsen, med undantag för vd, har agerat i denna fråga.

REVISORER

Vid årsstämman 2018, för tiden intill årsstämman 2019, valdes Grant Thornton Sweden AB med huvudansvarig Mikael Östblom som revisor för
bolaget. Revisor väljs enligt bolagsordningen varje år. I uppdraget ingår granskning av bolagets bokföring och årsredovisning samt bolagsledningens och styrelsens förvaltning av bolaget. Revisorn ska även, om inte annat särskilt beslutas, granska bolagets bolagsstyrningsrapport, granska ersättningar till ledande befattningshavare samt översiktligt granska bolagets niomånadersrapport.

VERKSTÄLLANDE DIREKTÖR OCH KONCERNLEDNING

Bolagsstrukturen i M2 består av moderbolaget M2 Asset Management AB (publ) med dotterbolag, se sida 62 i årsredovisningen 2018, not 35.

Vd är föredragande vid styrelsemöten och ger styrelsen löpande information om bolagets utveckling, rapporterar om väsentliga avvikelser från fastställda affärsplaner och om händelser som har stor inverkan på bolagets verksamhet, samt ta fram relevant beslutsunderlag till styrelsen exempelvis gällande investeringar och övriga strategiskt viktiga frågeställningar.

Vd leder arbetet i bolagsledningen. Daglig kontakt mellan medlemmarna i bolagsledningen är en förutsättning för en fungerande styrning och ledning.
För mer information om ledningsgruppen se Organisation.

INTERN STYRNING OCH KONTROLL

Styrelsen ansvarar för arbete med bolagsstyrningen och den interna kontrollen. Det övergripande syftet är att skydda bolagets tillgångar
och aktieägarnas investering. Styrelsen ansvarar också för att finansiell rapportering är upprättad i enlighet med gällande lag. Kvalitetssäkring
av bolagets finansiella rapportering sker genom att styrelsen behandlar samtliga kritiska redovisningsfrågor och de finansiella rapporter som
bolaget lämnar. Det förutsätter att styrelsen behandlar frågor om intern kontroll, regelefterlevnad, väsentliga osäkerheter i redovisade värden,
eventuella ej korrigerade felaktigheter, händelser efter balansdagen, ändringar i uppskattningar och bedömningar, eventuella konstaterade
oegentligheter och andra förhållanden som påverkar de finansiella rapporternas kvalitet.

Då bolagets ekonomisystem är uppbyggt så att ingående av avtal och betalning av fakturor med mera måste följa de beslutsvägar, firmatecknings och attesträtter som anges i de interna styrdokumenten finns det i grunden en kontrollstruktur för att motverka och förebygga de risker som bolaget identifierar. Utöver dessa kontrollstrukturer företas en rad kontrollaktiviteter för att ytterligare upptäcka samt korrigera fel och avvikelser. Sådana kontrollaktiviteter består av uppföljning på olika nivåer i organisationen, såsom uppföljning och avstämning i styrelsen av fattade styrelsebeslut, genomgång och jämförelse av resultatposter, kontoavstämningar samt godkännande och redovisning av affärstransaktioner hos ekonomiavdelningen. I enlighet med styrelsens arbetsordning gör styrelsen en gång om året en genomgång av intern kontroll. Identifiering görs av de risker som bedöms finnas och åtgärder fastställs för att reducera dessa risker. Revisorn bjuds in att på ett styrelsemöte redogöra för sina granskningsåtgärder avseende intern kontroll.

Fördelning och delegering av ansvar har dokumenterats och kommunicerats i för styrelsen och bolaget styrande interna dokument såsom styrelsens arbetsordning, attestordning samt övriga interna styrdokument. Samtliga interna styrdokument uppdateras regelbundet vid ändring av till exempel lagstiftning eller redovisningsstandarder. M2 har byggt upp en organisation som syftar till att säkerställa att den finansiella rapporteringen blir korrekt och effektiv.

En viktig del av den interna kontrollen är att utarbeta och fastställa ett antal grundläggande policyer, riktlinjer och ramverk för bolagets ekonomirutiner och för den finansiella rapporteringen. Ledningen erhåller månatligen viss finansiell information om bolaget avseende utvecklingen av kommande investeringar samt likviditetsplanering. Bolagets informationspolicy syftar till att säkerställa att all informationsgivning externt och internt blir korrekt och ges vid för varje tillfälle lämplig tidpunkt.

Uppföljningen sker löpande på samtliga nivåer i organisationen. Styrelsen utvärderar regelbundet den information som företagsledningen och revisorerna lämnar. Därutöver har styrelsen en planenlig uppföljning av genomförd riskbedömning och beslutade åtgärder. Av särskild betydelse är styrelsens övervakning för utveckling av den interna kontrollen och för att se till att åtgärder vidtas rörande eventuella brister och förslag som framkommer.

INTERNREVISION

Beaktat verksamhetens omfattning och organisationens utformning i övrigt har styrelsen inte funnit anledning att inrätta en internrevisionsenhet.