BOLAGSTYRNING

BOLAGSSTÄMMA 

Aktieägarnas rätt att besluta i M2s angelägenheter utövas vid bolagsstämma som enligt aktiebolagslagen är bolagets högsta beslutande organ. Regler som styr bolagsstämman finns bland annat i aktiebolagslagen, Koden och bolagsordningens §§ 8-9. Aktieägare som är registrerade i aktieboken per avstämningsdagen och som anmält sitt deltagande i tid har rätt att delta vid stämman och rösta för sina aktier. De som inte har möjlighet att närvara personligen kan företrädas av ombud. En aktieägare som vill få ett ärende behandlat vid årsstämman ska begära detta skriftligen hos styrelsen. Alla aktieägare har rätt att på stämman ställa frågor till bolaget om de ärenden som tas upp på stämman och bolagets och koncernens ekonomiska situation. Årsstämma ska hållas i Stockholm inom sex månader från räkenskapsårets utgång. Bolagets räkenskapsår löper från och med den 1 januari till och med den 31 december. Årsstämman beslutar bland annat om fastställande av bolagets årsredovisning, disposition av bolagets vinst eller förlust och om ansvarsfrihet för styrelseledamöter och verkställande direktör och den övriga ledningen. Beslut vid bolagsstämman fattas normalt med enkel majoritet utom i de fall där aktiebolagslagen uppställer krav på en högre andel av de på stämman företrädda aktierna och avgivna rösterna, till exempel vid beslut om ändring av bolagsordningen.

BOLAGSORDNING

M2s bolagsordning återfinns i sin helhet på M2s webbplats: www.m2assetmanagement.se. Ändringar i M2s bolagsordning sker enligt föreskrifter i aktiebolagslagen.

VALBEREDNING 

M2 har vid gällande tid inga regler gällande tillsättande av valberedning då det vid tillfället endast finns en aktieägare i Bolaget. Detta är en avvikelse från Koden.”

STYRELSE 

Styrelsen är bolagets högsta förvaltningsorgan under bolagsstämman. Styrelsen ska bland annat svara för bolagets organisation och förvaltningen av bolagets angelägenheter, se till att bolagets organisation är utformad så att bokföringen, medelsförvaltningen och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt kontrolleras på ett betryggande sätt, samt fortlöpande bedöma bolagets ekonomiska situation. Styrelsen ska i första hand ägna sig åt övergripande och långsiktiga frågor samt frågor som är av osedvanlig beskaffenhet eller av stor betydelse för koncernen och bolaget. Styrelsens arbete styrs av aktiebolagslagen, bolagsordningen samt gällande arbetsordning inklusive den instruktion som utfärdats avseende arbetsfördelning mellan styrelse och vd. Enligt styrelsens arbetsordning ska styrelsen under en 12 månaders cykel behandla bland annat följande för bolaget väsentliga områden: redovisnings- och revisionsfrågor, marknad och marknadsanalys, riskidentifiering, strategi, organisation, utvärdering av styrelse och verkställande direktör samt system för intern kontroll- och kapitalstruktur. Då bolaget blev ett publikt bolag den 16 juni 2017, och började följa Koden i samband med det, har ännu inte någon utvärdering genomförts. M2s styrelse ska enligt bolagsordningen bestå av lägst tre och högst åtta ledamöter. Styrelseledamöter väljs vid årsstämma för ett år i taget. Bolagsordningen innehåller inga särskilda bestämmelser om tillsättande eller entledigande av styrelseledamöter. Styrelseledamoten Mia Arnhult är anställd av bolaget. Vid extra bolagsstämma den 16 juni 2017 valdes Patrik Tillman, Per Mononen, Patrik Essehorn och Mia Arnhult till nya ledamöter. Sedan extra bolagsstämman har därmed styrelsen bestått av Rutger Arnhult, Patrik Tillman, Per Mononen, Patrik Essehorn och Mia Arnhult (vd). För tiden före den 16 juni 2017 bestod styrelsen av Rutger Arnhult. För närmare presentation av M2s styrelse, se länk. Under 2017 har styrelsen haft sex protokollförda sammanträden. Samtliga styrelseledamöter har närvarat vid samtliga styrelsemöten.

STYRELSENS UTSKOTT 

Revisionsutskottet har till uppgift att övervaka bolagets finansiella rapportering och effektiviteten i bolagets interna kontroll och riskhantering samt, i förekommande fall, internrevision. Utskottet ska vidare granska och övervaka revisorns självständighet och opartiskhet och särskilt följa upp om revisorn tillhandahåller bolaget andra tjänster än revisionstjänster. Utskottet biträder också med förslag till årsstämmans beslut om revisorsval. Mot bakgrund av att frågor kring finansiering, ekonomisk uppföljning och riskhantering är så väsentliga i ett fastighetsbolag, har styrelsen beslutat att hela styrelsen, med undantag för vd, utgör bolagets revisionsutskott.
Ersättningsutskottets uppgift är att bereda frågor kring ersättningar till vd och andra ledande befattningshavare för beslut av styrelsen. Aktierelaterade incitamentsprogram till koncernledningen beslutas dock av årsstämman. Något särskilt ersättningsutskott har inte funnits under 2017 utan hela styrelsen, med undantag för vd, har agerat i denna fråga.

REVISORER

Vid årsstämman 2017, för tiden intill årsstämman 2018, omvaldes Mikael Östblom som revisor för bolaget. Mikael Östblom är verksam vid Grant Thornton Sweden AB. Revisor väljs enligt bolagsordningen varje år. I uppdraget ingår granskning av bolagets bokföring och årsredovisning samt bolagsledningens och styrelsens förvaltning av bolaget. Revisorn ska även, om inte annat särskilt beslutas, granska bolagets bolagsstyrningsrapport, granska ersättningar till ledande befattningshavare samt översiktligt granska bolagets niomånadersrapport. Arvode till revisor fastställs på årsstämman. Årsstämman 2017 beslöt att arvode till revisor ska utgå enligt godkänd räkning. Arvode för revisionsuppdrag uppgick under 2017 till 2 050 tkr (2 552). Övrig rådgivning har uppgått till 314 tkr (406).

VERKSTÄLLANDE DIREKTÖR OCH KONCERNLEDNING

Bolagsstrukturen i M2 består av moderbolaget M2 Asset Management AB (publ) med dotterbolag, se sida 60, not 37. Under 2017 skedde all verksamhet i Sverige. Vd är föredragande vid styrelsemöten och ger styrelsen löpande information om bolagets utveckling, rapporterar om väsentliga avvikelser från fastställda affärsplaner och om händelser som har stor inverkan på bolagets verksamhet, samt ta fram relevant beslutsunderlag till styrelsen exempelvis gällande investeringar och övriga strategiskt viktiga frågeställningar. Vd leder arbetet i bolagsledningen. Daglig kontakt mellan medlemmarna i bolagsledningen är en förutsättning för en fungerande styrning och ledning. Utöver vd ingick under 2017 även ekonomichef i bolagsledningen. I bolagsledningen behandlas frågor rörande den löpande verksamheten och även ärenden av finansiell karaktär, strategi, personal, transaktioner samt finansiell rapportering. Bolagsledningen bestod den 31 december 2017 av Mia Arnhult (vd) och Henrik Zetterström (ekonomichef). Styrelsens ordförande har årligen utvärderingssamtal med vd i enlighet med vd-instruktionen.

INTERN STYRNING OCH KONTROLL

Styrelsen ansvarar för arbete med bolagsstyrningen och den interna kontrollen. Det övergripande syftet är att skydda bolagets tillgångar och aktieägarnas investering. Styrelsen ansvarar också för att finansiell rapportering är upprättad i enlighet med gällande lag. Kvalitetssäkring av bolagets finansiella rapportering sker genom att styrelsen behandlar samtliga kritiska redovisningsfrågor och de finansiella rapporter som bolaget lämnar. Det förutsätter att styrelsen behandlar frågor om intern kontroll, regelefterlevnad, väsentliga osäkerheter i redovisade värden, eventuella ej korrigerade felaktigheter, händelser efter balansdagen, ändringar i uppskattningar och bedömningar, eventuella konstaterade oegentligheter och andra förhållanden som påverkar de finansiella rapporternas kvalitet. Då bolagets ekonomisystem är uppbyggt så att ingående av avtal och betalning av fakturor med mera måste följa de beslutsvägar, firmatecknings-och attesträtter som anges i de interna styrdokumenten finns det i grunden en kontrollstruktur för att motverka och förebygga de risker som bolaget identifierar. Utöver dessa kontrollstrukturer företas en rad kontrollaktiviteter för att ytterligare upptäcka samt korrigera fel och avvikelser. Sådana kontrollaktiviteter består av uppföljning på olika nivåer i organisationen, såsom till exempel uppföljning och avstämning i styrelsen av fattade styrelsebeslut, genomgång och jämförelse av resultatposter, kontoavstämningar samt godkännande och redovisning av affärstransaktioner hos ekonomiavdelningen. I enlighet med styrelsens arbetsordning gör styrelsen en gång om året en genomgång av intern kontroll. Identifiering görs av de risker som bedöms finnas och åtgärder fastställs för att reducera dessa risker. Revisorn bjuds in att på ett styrelsemöte redogöra för sina granskningsåtgärder avseende intern kontroll. Fördelning och delegering av ansvar har dokumenterats och kommunicerats i för styrelsen och bolaget styrande interna dokument såsom styrelsens arbetsordning, attestordning samt övriga interna styrdokument. Samtliga interna styrdokument uppdateras regelbundet vid ändring av till exempel lagstiftning eller redovisningsstandarder. M2 har byggt upp en organisation som syftar till att säkerställa att den finansiella rapporteringen blir korrekt och effektiv. En viktig del av den interna kontrollen är att utarbeta och fastställa ett antal grundläggande policyer, riktlinjer och ramverk för bolagets ekonomirutiner och för den finansiella rapporteringen. Ledningen erhåller månatligen viss finansiell information om bolaget avseende utvecklingen av kommande investeringar samt likviditetsplanering. Bolagets informationspolicy syftar till att säkerställa att all informationsgivning externt och internt blir korrekt och ges vid för varje tillfälle lämplig tidpunkt. Uppföljningen sker löpande på samtliga nivåer i organisationen. Styrelsen utvärderar regelbundet den information som företagsledningen och revisorerna lämnar. Därutöver har styrelsen en planenlig uppföljning av genomförd riskbedömning och beslutade åtgärder. Av särskild betydelse är styrelsens övervakning för utveckling av den interna kontrollen och för att se till att åtgärder vidtas rörande eventuella brister och förslag som framkommer.

INTERNREVISION

Beaktat verksamhetens omfattning och organisationens utformning i övrigt har styrelsen inte funnit anledning att inrätta en internrevisionsenhet.